フリーランスWebデザイナーが経費にできるものとは？6年目デザイナーが実体験で解説！

こんにちは。フリーランスwebデザイナーのasaです。

フリーランスWebデザイナーとして独立したばかりの頃、「どこまで経費にしていいの？」「このカフェ代は落とせるの？」と悩んだり・・・。

経費を正しく把握し、上手に活用することは、フリーランスにとって節税や資金管理においてとても重要なポイントです。
この記事では、現役で6年目のフリーランスWebデザイナーであるわたしが、実際に経費として計上しているものや、経費にできるかどうかの判断基準を具体的に紹介します。

確定申告や日々の帳簿付けが不安な方でもわかりやすく理解できるよう、丁寧に解説していますので、これからフリーランスになる方や経費を見直したい方はぜひ参考にしてみてください。

経費とは？フリーランスの基本知識

経費とプライベート支出の違い

フリーランスになると、仕事とプライベートの境界があいまいになりがちです。
経費として認められる支出と、私的な出費との違いについてきちんと理解を深めてお金の管理をしていきましょう。

経費として認められるもの＝事業に関わるもの
プライベート支出＝業務に関係のないもの（食材費を計上する、プライベート購入したものを計上するなど）

経費にできる条件とは？税務署の視点

「これって経費にしていいのかな？」と迷ったとき、税務署がどう判断するのかを知っておくと安心です。
ネットの情報も間違えた情報が発信されているケースもあるので、「国税庁の公式サイト」を確認することをおすすめします。税務調査でもチェックされやすいポイントとあわせて、判断の基準を見ていきましょう。

フリーランスWebデザイナーが実際に経費にしているもの

私はデザイン制作業務がメインのため、デザイン制作業務にまつわるもの全てを経費にしています。
とはいえ、自宅で作業をしていますし、店舗を持ってる経営者の方や仕入れがかかる経営者の方より圧倒的に経費は少ないです。

パソコン・周辺機器・ソフトウェア

デザイン業務に欠かせないパソコンやAdobeソフトなどのツールは、基本的に経費として計上可能です。

サブスク・フォント・素材サイト利用料

デザイン素材やフォントの使用料。最近はCanvaなど、サブスクリプションも増えてきていますが、毎月かかるこれらの費用も、仕事に直結していれば経費にできます。

打ち合わせに使ったカフェや交通費

クライアントとの打ち合わせに使うカフェ代や移動のための交通費は、立派な経費になります。
ただし、プライベートとの線引きには注意が必要です。

内訳	会議費	福利厚生費	接待交際費
対象	社内、社外（取引先）	自社の従業員	社外（取引先）
種類	会議や打ち合わせに　　　　　　　関連する費用	自社の従業員のための制度や設備、報酬にかかる費用	取引先との接待や贈答品など
金額	1人あたりの飲食費が10,000円以下	社会通念上妥当な金額であれば、経費として計上	1人10,000円を 超える場合
注意	目的や内容、参加者名簿を　　　つけておく◎	社外の人が関わると　　　　　　　　　　　　　交際費になる	税法上の損金算入に　　　　　　　制限がある

通信費（Wi-Fi・スマホなど）

業務上のメールや、Zoom会議など、通信環境はWebデザイナーにとって不可欠です。
サーバー代やドメイン代も含まれます。
Wi-Fiやスマホ代の一部も、適切な割合で経費にできます。

名刺・封筒・印刷代などの事務用品

名刺や契約書、納品書などの印刷にかかる費用も、日々の業務に必要な支出として経費になります。
細かな費用も積み重なるので、漏れなく記録しましょう。

自宅兼オフィスの家賃・光熱費の按分

自宅の一部を仕事場として使っている場合、その家賃や光熱費の一部も経費にできます。
「按分（あんぶん）」という考え方を使えば、無理なく節税が可能です。

経費にできるか迷ったときの判断基準と注意点

領収書・レシートの保管ルール

経費を申告するためには、必ず証拠となる領収書やレシートの保管が必要です。

按分の仕方と記録のコツ

地代家賃

全床面積のうち、事業用に使っている面積の割合を計算して、「地代家賃」として計上できます。
例 /
家賃→15万円、床面積50m²のマンションのうち、20m²を事務所として使用。
20m²÷50m²×15万円＝6万円。6万円を必要経費として計上。

水道光熱費

使用日数や使用時間を目安に計算
例 /
自宅兼事務所を1ヶ月のうち180時間を事業に使い、その月の電気代が1万円だった場合
180時間÷720時間×1万円＝2,500円。2,500円を必要経費として計上。

按分に関しては、最後に◯◯%と入力する項目があるので、予め経費になる割合を計算しておくといいです。

税務調査でチェックされやすい項目とは？

突然、経費が大幅に上がっていたりすると税務署からチェックされることが多いです。売上に見合った経費になることが本来正常なので、お金に関しての不正はしないようきちんと経営していれば問題ないです。

経費管理をラクにするおすすめツール・アプリ

freeeや弥生会計など自分に合った会計ソフトを活用しよう

クラウド会計ソフト【freee会計】

『はじめての経理でも簡単・ミスなく使える』というコンセプトで作られた、クラウド型の会計ソフトです！ フリーランスなどの個人事業者から大企業の経理まで、 幅広い企業様の経理状況に合わせて利用することができます。

サポート体制がしっかりしている【弥生会計】

弥生会計を使用してみて感じたのは、「サポート体制」がしっかりされていること。
操作方法や、登録の仕方などで困っても電話や、メールでの対応がしっかりされているので、初心者で確定申告が不安な方は「弥生会計」をおすすめします。

スプレッドシートやExcelでの管理例

毎月の売り上げ、経費、請求書の管理まで、フリーランスは全てを管理しなくてはならないです。
スプレッドシートや、エクセルなど自分に合った管理方法で、毎月管理してくださいね。

私は、毎月エクセルで売り上げの管理をしてます。毎月いくら入ってくるかなど、2.3ヶ月まで予測を立てながら、安心しきらないようにしています。

業務委託が多いフリーランスでは、契約期間はあるものの、雇用契約を結ばないので、突然収入が途絶えることも。常に仕事がなくなるかもしれない。と気を引き締めて日々目の前の業務を遂行しつつ、突然の事態が起きてもすぐに切り替えて対応ができるよう、いつでも営業をする考えが絶対重要です。

まとめ｜経費を正しく理解して、賢く節税しよう

フリーランスWebデザイナーとして、どこまで経費にできるかを知っておくことは、日々の収支管理や確定申告時の安心感につながります。

今回ご紹介した内容は、あくまで筆者の実体験をもとにした一例ですので、自身の業務内容や支出に照らし合わせて判断してみてください。
迷ったときは、税理士に相談したり、国税庁のガイドラインを参考にするのも一つの手です。

正しく経費を活用し、ムダな税金を減らして、自由で持続可能なフリーランス生活を目指しましょう！